כפי שמופיע במדריך, לאחר כארבעה חודשים אתם אמורים לקבל אישור ממשרד הפנים הפורטוגלי על כך שכל המסמכים התקבלו בצירוף מספר ההליך. עקב עומס הבקשות, גם מועד שליחת המכתב מתעכב, ועשוי לקחת יותר מ-6 חודשים. אין לכך באמת משמעות, כי בפועל ממשיכים לעבוד על הבקשה שלכם וזה לא כפוף לשליחת המכתב הנ״ל.
המכתב מציין כי הבקשה נמצאת בטיפול, ובמידה ויהיו חסרים מסמכים, הם יצרו עם מגיש הבקשה קשר להשלמת מסמכים.
לכל מי שרוצה לדעת איך זה נראה – להלן מכתב לדוגמה:
הוצאת דרכון פורטוגלי - ללא עורך דין 